【郵便】居住確認ハガキ

居住確認ハキがポストに投函された事は無いでしょうか?

 

 

これは、送られてきた郵便物などに記載されているお名前の方がその住所に現在住んでいるかどうかを確認する為のハガキです。

 

郵便局にはお客様の住所とお名前が配達順に記載されている原簿がございます。

 

これを毎朝見ながら郵便物を配達順に並び変え配達に出発します。

 

ところが、たまにその原簿に記載されていないお名前で郵便が到着する事があります。

 

ひと昔前なら住所に間違えなければ大体の郵便は配られていました。

 

しかし、最近は個人情報の取り扱いの関係で転居届などで郵便局に届け出が出ていないお名前の郵便物に関しては

 

たとえ住所に誤りが無かったとしてもすんなりと配ることが出来ない事となっています。

 

そして、困ったことに最近は引っ越しをしても郵便局に転居届を出さない方が非常に増えています。

 

中には、転居届を出すどころかその存在すら知らないお客様もいます。

 

更にマンション、アパート、一軒家でも表札を出してくれる方も非常に少ないのが現状です。

 

そこで、郵便局側としての対応がこの居住確認ハガキなのです。

 

このハガキ、自宅のポストに投函されてから一週間その郵便物は保管されます。

 

そして、その一週間の間にお客様から返答がなければ差出人に還付されます。

 

まぁ、こんな流れになるのですが.......

 

ここからが、今回のテーマの本筋です。

 

まず、このハガキ。

 

表に、お客さまへとの事で内容が記載されていますが

 

 

この中には一週間で還付されますとは一言も記載されていません

 

郵便局は知ってても肝心のお客様には全く伝わりません。

 

なので、ハガキを記入して出したのになぜ還付したのか?というクレームが非常に多いです。

 

そもそも、このハガキが投函されて直ぐに返信してくれるお客様はほとんどいません。

 

しかし、郵便局側としては一週間が経過したのでと回答します。

 

勿論、お客様は納得してくれません。

 

私自身、当然だと思います。

 

一週間で還付と記載されていないのですから......

 

次に、裏面に住所、名前、同居人名などいわゆる個人情報を記入するのですが

 

             

大体この手のハガキには個人情報保護シールみたいのがあって記入した後に貼って個人情報が見えなくできるのですが

 

このハガキにはありません

 

丸見えです。

 

冒頭にも書きましたが個人情報の観点からこのようなハガキを投函させて頂くのになぜ丸見えなのでしょう.....

 

仕事とは言え、このハガキをお客様のポストに投函するたびに腑に落ちない感情が沸き起こります。

 

従業員の私自身とても記入してポスト投函する気になれません。

 

因みに、電話でのやり取りは認められません

 

あくまでも、このハガキが必要なのです。

 

ですので、ポスト投函したくない場合は記入して直接郵便局に持って行き保管されている郵便と交換してもらいます。

 

しかし、これでは非常に手間がかかります。

 

仮に保管されている郵便物があまり重要ではないようなDM等だったらどでしょう。

 

私だったらこの為にわざわざ......

 

と、思ってしまいます。

 

これでは、当然トラブルも多発します。

 

電話で口論になったり、時には郵便局の窓口でガチギレしてしまい警察沙汰に発展する事もしばしば......

 

郵便はメールなどと違って非常にレスポンスが悪い通信手段です。

 

居住確認ハガキに限らず郵便は全てポストに投函してもリアルタイムで相手には伝わりません。

 

特に居住確認ハガキは、この誤差が時に大きなクレームとなってしまう事が多々あります。

 

更に、これらのクレームは最初コールセンターが受け口となっております。

 

あくまで、コールセンターはただの窓口的な存在なので結局はハガキを投函した配達員が対応に迫られる始末です。

 

ほとんどの配達員は終日配達で目一杯です。

 

クレームに対応してる時間など無いのが現状です。

 

短時間で対応して早く配達に行きたい配達員と説明されても納得してくれないお客様

 

双方にとって決して有意義とは言えない時間がひたすら流れていきます。

 

居住確認ハガキ一枚の為だけにこれだけの悪循環が繰り返される事が最近非常に多くなっております。

 

サービスを提供する一人の従業員として

 

今後、土曜日が休配となるようですが、そんな事を議論する前に、

 

お客様に安心してご記入頂けるもしくはお知らせをしてもらえるシステムが早急に必要だと私は思うのですが.....

 

民営化してからというもの、常に論点がズレている気がしてなりません。

 

しかし、一人の配達員がそう願っても何も変わらないのが良くも悪くも今の郵便局なのです。

 

民営化とは一体何だったのか.....

 

誠に残念ではございますが、現状このような形で対応していくしかありません。

 

お客様には、ご迷惑そしてお手数をお掛けします.......。

 

 

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